こんにちは！エー・オー・シーの人材開発室です。
私たちはお仕事を通して、少し人生を変えたい・豊かにしたいと考えている皆さんを全力サポートさせて頂く会社です。
今回は「今さら聞けないビジネスメールの基本」についてお伝えしたいと思います。
目次
ビジネスメールについて
ビジネスメールは、仕事でもっともよく使われているコミュニケーション手段です。
2007年から毎年行われている「ビジネスメール実態調査」の結果では、仕事で用いられるコミュニケーション手段として「メール」が常に1位となっています。
近年では仕事上でもLINEやチャットなどの非対面コミュニケーションツールが使われるようになってきました。その中でも最も多く利用されているのはメールです。プライベートで送るメールとは違い、ビジネスメールには基本ルールや送る相手に合わせたマナーがあるのは皆さんご存じですか？ビジネスメールの基本のマナーが守れていないと、相手との信頼関係が損なわれたり、トラブルになったりしてしまう可能性も。
そこで今回は、ビジネスメールを送る際に知っておきたいビジネスメールの基本について詳しくご紹介させていただきます。
ビジネスメールの基本
メールを作成する際、相手に何かを伝える場合は5W1Hが基本となります。
5W1Hとは、だれが、いつ、どこで、なにを、なぜ、どのように、と言った内容をメールに記載することで伝えたい内容を分かりやすく且つ簡潔に伝えることができます。
次にメールの構成についてですが、 「宛先」「件名」「添付ファイル」「宛名」「挨拶と名乗り」「要件」「結びの挨拶・署名」の順で展開します。
宛先（To、Cc、Bcc）の使い方
宛先は3種類あります。どれに入力しても相手に届きますが、それぞれに役割や見え方の違いがあります。
使い分けに注意しましょう。
・TOはメインに送りたい相手
・CCはメールを共有したい相手
・BCCは共有したことを発信者以外は知らせずに共有したい人の宛先
（※BCCは他の相手には表示されません）
送られてきたメールに自分以外の宛先が指定されている場合には、送ってきた相手はもちろんのこと、TOやCCに入っている方も含めて全員に返信するのが基本です。
注意するポイントとしては、BCCで受け取った人がTOやCCの人に返信してしまうというミスも発生してしまいます。また、BCCで送るつもりがCCに入れてしまって情報漏洩するということも。仕事用であってもメールアドレスは個人情報なので、取り扱いに十分注意してください。
件名の作り方
件名は、一目見て要件が分かるようなものにしましょう。
具体的でない件名は、パッと見ただけで用件がわかりません。急ぎの件でも後回しにされてしまう可能性があります。
「お世話になっております」など挨拶のみの件名にしてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、重要度が低いと思われたりする恐れもあるので気を付けましょう。
ポイントとしては「いつの」「何の用件」で、「どうしたいのか」「どうしてほしいのか」が分かるようにしましょう。
件名が分かりやすければ、送った側も受けとった側も仕事が円滑になります。
NG例
・資料の件（何の資料なのか？）
・ご案内（いつの何の案内なのか？）
OK例
・【■■社】○○参考資料のご送付
・新製品展示会のご案内（●/●～●/●）
添付データの取り扱いに注意
メールにデータを添付する際は、文面に必ずその旨を記載します。
以下の点に注意が必要です。
・添付データの内容：社外秘や個人情報を含むデータを添付していないか確認しましょう。
・添付データのサイズ：大容量のデータを送る場合はストレージサービスなどを利用しましょう。
（※相手の会社のセキュリティによっては使用できない場合もあるため事前に確認が必要）
・添付データの形式：デザインデータをはじめ、ファイル形式によっては相手のPCで開けないこともあります。その場合は、PDF形式など相手が閲覧できるファイルに変換しましょう。
宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」
メールの一行目には宛名を書きます。相手の役職や所属によって書き方が異なるので注意しましょう。
相手に役職がある場合は、相手の氏名の前に役職を記載します。
・社外宛メールの場合
社外宛メールの宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」と書きます。会社名は（株）（有）などと略さず、「株式会社」「有限会社」と書きましょう。個人ではなく団体宛ての場合は、様の代わりに「御中」を使います。
OK例
〇〇株式会社
営業部
部長 ▽▽ △△様
NG例
〇〇社御中 ▽▽様
※会社名の後に個人名が続く場合、御中は不要。
・社内宛メールの場合 社内宛メールの場合は「部署名＋氏名＋様」と書きます。親しい場合は、「様」を「さん」に変えてもいいでしょう。
挨拶と名乗り
宛名の次は、挨拶と名乗りです。挨拶は相手との関係や状況に応じて変えます。気持ちよい挨拶を心がけましょう。
社外メールの挨拶文は「お世話になっております」が定番として使います。社外メールでの名乗りは宛名と同様「自分の会社名、部署名、名前」と記載します。
社内メールの場合は「おはようございます」「お疲れ様です」などの挨拶文を用います。名乗りは「部署名＋名字」とします。
用件について
ビジネスメールは、結論から伝え、その後詳細を続けます。最初に要旨を伝えることでメールの目的が明確になり、相手が内容を理解しやすくなります。また、見やすいレイアウトも重要です。20～30文字で改行を入れ、段落と段落の間を空白で区切りましょう。情報量が多い場合は、箇条書きで情報を整理すると見やすくなります。また、敬語やクッション言葉を使うと相手への印象は大きく変わります。相手への気遣いができることはビジネスマナーとして大切です。常に心がけましょう。
結びの挨拶・署名
書き出しと同様にビジネスメールには文末に締めの言葉を書くのがマナーです。結びの挨拶で心遣いをすることもできます。文末にも挨拶を欠かさないようにしましょう。
-結びの挨拶例文-
何卒よろしくお願い申し上げます。
お手数かとは思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。
お力添えのほど、よろしくお願いいたします。
ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
メールの署名とは、自分の氏名や所属、電話番号などの連絡先情報を記したものです。本文の最後に付けます。具体的には「会社名」「部署名」「氏名（読み仮名）」「電話番号」「FAX番号」「郵便番号・住所」「メールアドレス」「会社サイトのURL」が挙げられます。（※内線番号がある場合はスムーズに取次ぐこともできるので記載しましょう）テンプレートを作り、メール作成時に自動的に署名が追加されるようメール設定をしておくと便利ですよ。
以上で「今さら聞けないビジネスメールの基本」についてお伝えさせていただきました。
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