【完全ガイド】職務経歴書はこう書く！

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今回は「職務経歴書の書き方」についてお伝えしたいと思います。

就活では大抵の場合、履歴書と一緒に職務経歴書の提出を求められますが、作成した経験がないと何を書いていいか分からず戸惑ってしまいますよね。この記事では職務経歴書を作成するうえで押さえておきたいポイントを解説していきます。履歴書との違いや、職務経歴書を書く前の準備などについてもご説明します。

1 職務経歴書とは？履歴書との違い
2 職務経歴書を書く前に
3 職務経歴書のフォーマット
4 各項目の書き方
5 職務経歴書の作成のコツ
6 まとめ

職務経歴書とは？履歴書との違い

職務経歴書とはこれまでの業務経験やスキルなどを記載した書類のことです。今までどんな仕事に携わり、どんなスキルを習得したかを応募先企業に伝えるために提出します。主に第二新卒や中途採用の際に求められ、企業から「不要」の指示がなければ提出するものと考えていいでしょう。

「履歴書にも職歴を書くのだから履歴書だけでいいのでは？」と思うかもしれませんが、履歴書は氏名、連絡先、学歴や職歴といった基本的なプロフィールを記載する書類でフォーマットがほぼ決まっています。対して職務経歴書はこれまでの経験や実績、身につけたスキル、自己PRなどを具体的に記入していきます。決められたフォーマットがなく、履歴書に書き込めない詳細な業務経験をアピールすることができます。企業は職務経歴書を見て、応募者が自分たちの求める実務能力を持っているかどうかを判断します。職務経歴書は「うちで活躍してほしい」と企業に思ってもらうための重要なアプローチ方法なのです。

職務経歴書を書く前に

職務経歴書を書き始める前にやっておきたいのが「キャリアの棚卸し」です。自分の強みとなる部分を見つけるために、今までどんな業務経験を積んできたのかを洗い出しておきましょう。まず過去を遡り、部署異動や転職も含めて思いつく限りの業務経験を書き出します。5W1H（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように）を意識して書き出していくのがコツです。そして仕事をする上で工夫した点や取り組む姿勢、実績、獲得したスキルなどを書き加えていき、時系列順にまとめて整理します。

加えて応募先企業を研究し、募集がかかっているポジションに求められるスキルや経験を理解することも大切です。今の自分の能力と企業が求める能力の接点を探し出し、アピールポイントとして盛り込んでいきます。

職務経歴書のフォーマット

職務経歴書には定型のフォーマットはありませんが、よく使用されるフォーマットはあります。主なものは「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つです。

・編年体形式

時系列順に職務内容を記載する形式です。ステップアップの過程を伝えることができます。転職回数の少ない人、キャリアの浅い人に向いています。

・逆編年体形式

時系列を逆さにして最新の職務内容から記載する形式です。直近のキャリアをアピールしたい場合におすすめのフォーマットです。

・キャリア形式

これまでの経験を職務内容やプロジェクト別にまとめる形式です。複数の分野を経験してきた人や、専門性の高い職種に応募する場合に向いています。

自分の経歴に合ったフォーマットを選びましょう。職務経歴書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトが多数ありますので活用してみてはいかがでしょうか。

各項目の書き方

職務経歴書はA4サイズ用紙に1～2枚が基本です。多くても3枚以内にまとめましょう。各項目の書き方をご説明します。

(1)タイトル・日付・氏名

１枚目の冒頭に「職務経歴書」と書きます。右寄せで日付と氏名を記入します。日付は郵送する場合は投函日、面接に持参する場合は面接日を記入し、年号は西暦、和暦のどちらかに統一します。履歴書など他の応募書類と併せて表記を統一するようにしましょう。

(2)職務要約

これまでの職歴の要点を簡潔にまとめます。200～300文字程度を目安にまとめるようにしましょう。採用担当者が興味を持って最後まで読んでくれるよう「募集ポジションにマッチする経歴を持っています」と最初にアピールすることが肝心です。

(3)会社概要

これまでの勤務先の企業名（正式名称で記入）、会社規模（従業員数、資本金、売上高）、事業内容を記載します。これらは企業のホームページの会社概要をチェックすれば分かります。また自分の雇用形態と在籍期間も記載します。

(4)職務経歴

自分が携わってきた職務の具体的な内容を書いていきます。「どの部門・部署で」「どんな立場で」「誰に対して」「何をしたか」が分かるようにし、またそれで得られた成果を具体的な数字を入れて記載します。同じ企業で部署の移動があった場合は部署ごとに分けて書きます。経歴の多い人はすべての職務経験を詳細に書くと長くなってしまいますので、企業から関心を持たれそうな経験に重点を置いて書くとよいでしょう。

(5)資格、免許

保有する資格、免許は取得年月の古いものから正式名称で記載します。持っている資格、免許が多い場合、募集職種に関係のあるものを優先して記入します。勉強中の資格があるなら「〇〇取得のために勉強中」と記載すると意欲をアピールできます。

(6)活かせる経験、知識、スキル

語学力、パソコンスキル、プログラミング言語、マネジメント能力など入社後に活かせそうな経験や知識、スキルを記載します。

(7)自己PR

これまでの経験や自分の強みを活かして入社後にどのような貢献ができるのかをアピールします。キャリアが浅い場合は仕事への意欲や取り組む姿勢を伝えていきます。まとめ方のコツは以下の4つです。

・「結論（アピールポイント）→具体的なエピソード→まとめ」の順に書く

・アピールポイントは応募先企業が求める人物像に合わせて一つに絞る

・自分の強みを裏付けるエピソードを添える（客観的な数字や他者からの評価を入れる）

・強みをどのように仕事で活かすつもりか伝える

職務経歴書の作成のコツ

・手書きかパソコンか

職務経歴書は手書きとパソコン、どちらで作成しても問題はありませんが、効率を考えるならパソコンでの作成をおすすめします。職務経歴書は文章量が多いので、間違えても簡単に修正できるパソコンでの作成が効率的です。

・読みやすいようレイアウトを整える

採用担当者は大量の職務経歴書に目を通しています。ぱっと見て内容を分かってもらえるようにレイアウトを整えて作成しましょう。文字のフォントや大きさは統一し、見出しや表組み、箇条書きを活用して読みやすくします。適度に余白を入れると圧迫感がなく読みやすいレイアウトになります。

・誤字脱字に注意

誤字脱字が多いと「仕事が雑な人」とマイナスの評価をされてしまいます。提出する前に必ず念入りにチェックしましょう。「です・ます」調と「だ・である」調の混在にも気をつけてください。

・文章量は多すぎ、少なすぎ、どちらもNG

文章量が少なく内容がスカスカだとやる気のない印象を与えてしまいます。一方で分章量が多く小さい文字が詰め込まれているような職務経歴書は採用担当者が読む気を失ってしまいます。適切な文章量で作成することで「読み手への配慮ができる」と思ってもらえます。

・誰が読んでも分かるようにする

応募者が経験してきた職種、業種の専門用語は、採用担当者には分からないかもしれません。その言葉を初めて知る人が読んでも理解できるように配慮して書きましょう。

・アルバイト歴は書いた方がいい？

アルバイトの経歴は職務経歴書に書く必要はありませんが、アルバイトで得た経験やスキルが応募先企業で活かせるのであれば積極的に記載しましょう。

・企業が何を求めているか意識する

職務経歴書を作成するうえで重要なのは「自分が伝えたいことではなく企業が知りたいことを書く」です。自分を知ってほしいからと言って、企業が求めていないスキルや経験をアピールしても効果はありません。企業がどんな人材を求めているのか、求人情報をよく読んで確認しておきましょう。

まとめ

採用担当者は職務経歴書を見て、応募者が自社の求める経験やスキルを持っているか、意欲を持って働いてくれるかどうかを判断しています。履歴書と比べて文章量が多いので、採用担当者の目に留まるようにするには読みやすさを意識し簡潔にまとめることが大切になります。

基本の職務経歴書を作っておき、応募する企業に合わせてアレンジすると書類選考の通過率を上げることができます。そのためには事前にキャリアの棚卸しと企業研究をしっかり行っておきましょう。面接では採用担当者が職務経歴書を参照しながら質問してくることがよくありますので、面接で詳細を聞かれてもいいように準備しておくとより安心です。

以上で、「職務経歴書の書き方」についてお伝えさせて頂きました。
皆様のお役に立てたらうれしい限りです。
ぜひ、引き続きよろしくお願いします。

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