こんにちは！エー・オー・シーの人材開発室です。
私たちはお仕事を通して、少し人生を変えたい・豊かにしたいと考えている皆さんを全力サポートする会社です。
今回は「ビジネスメールのNGワード」についてお伝えしたいと思います。
メールはビジネスシーンで欠かすことのできないコミュニケーションツールです。電話と違って場所や時間に縛られずにやり取りができることがメリットですが、気軽に使えるからこそ、文章表現には気をつけないといけません。
スマホやパソコンでのやり取りには慣れているという人も、ビジネスメールはプライベートのLINEやチャットとは異なることをしっかり意識しましょう。
今回はビジネスメールで使ってしまいがちなNG表現についてご説明します。
目次
ビジネスメールでうっかり使いがちなワード
すいません
「すいません」は「すみません」の口語表現なので、メールなどの文章で使うのは誤りです。また目上の人に謝罪する場合、「すみません」という言葉自体が軽い表現で適していないとされています。
「申し訳ありません」「申し訳ございません」と伝えるようにしましょう。
大丈夫です
「大丈夫です」は肯定とも否定とも受け取れる曖昧な言葉で、誤解を招く可能性があります。また上から目線なニュアンスがあり、ビジネスの場では避けた方がいい言葉です。
肯定の場合は「問題ありません」、否定の場合は「必要ありません」と伝えましょう。
御社
相手の会社を指す敬称には「御社」と「貴社」がありますが、一般的に「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉とされています。
メールでは「貴社」を使うとよいでしょう。「様」をつけて「貴社様」と書くと二重敬語になってしまうので注意しましょう。
わが社
「わが社」は基本的に社内で使う言葉であり、社外の人に対して使うと偉そうな印象を与えてしまいます。
社外メールでは謙譲語の「弊社」を使います。謙遜する必要がない場面では「当社」を使うこともあります。
○○各位様
「各位」は「皆様」という意味の敬称で、複数人の相手に対し一人一人に敬意を表すときに使います。
「各位」と「様」を合わせて使うのは二重敬語となるためNGです（ただし「お客様各位」は通例として使用されています）。
～させていただきます
「させていただく」は「させてもらう」の謙譲語で、日本語として間違っていませんが、誤用されることが多い言葉です。
「相手もしくは第三者の許可を得て行う」「それによって自分が恩恵を受ける」という2つの条件を満たしている場合に使うことができる言葉であり、許可が必要な場面ではないのに「説明させていただきます」「担当させていただきます」などと乱用すると違和感を抱かれてしまいます。
「～いたします」と言い換えるとよいでしょう。
よろしかったでしょうか
「パンフレットを送付したいのですが、よろしかったでしょうか」など、現在のことを確認するのに「よろしかった」と過去形にするのはNGです。
バイト敬語として広まった言い回しですが、不快に思う人もいるので注意しましょう。
宜しくお願い致します
これは漢字がNGというパターン。
まず「宜」ですが、常用漢字表での読み方は「ギ」のみで、「宜しく（よろしく）」は当て字です。公的な文書では、常用漢字表にない表記は使わないというルールがあります。
また「致します」は漢字だと「そこまで到達するようにする」という意味の動詞になりますが、「お願いいたします」の「いたします」は自分の動作をへりくだるときに使う補助動詞です。こちらも補助動詞はひらがなにするというルールがあります。
よって「よろしくお願いいたします」が正解です。
ご拝読ください
「拝読」「拝見」「拝聴」などの言葉は「謹んで～する」という意味の謙譲語であり、相手の行為に対して使うのは誤りです。
書類などに目を通してほしい場合は「ご一読ください」、しっかり読んで確認してほしい場合は「ご査収ください」を使います。
（社外メールで）○○部長がこのようにおっしゃっています
お客様や他社の人とやり取りをする場面では、社内の人間は役職に関係なく身内として扱います。社外メールでは身内の立場を下げて表現するのがマナーであり、上司に対して尊敬語は使いません。
「部長の○○がこのように申しております」と謙譲語を使います。
お世話になっております(^o^)／
顔文字や絵文字は、原則として正式なビジネスメールで使うのはNGです。文字だけよりも親しみやすいと思う人もいるかもしれませんが、ビジネスの場では「マナーを知らない」と受け取られてしまいます。
ありがとうございます！／いかがでしょうか？
感嘆符（！）、疑問符（？）も、正式なビジネスメールで使うのはできるだけ控えたほうがいいでしょう。軽い印象を与えてしまいます。ただし絶対NGというほどではなく、相手との関係や文脈によっては問題ないこともあります。
そのワード、目上の人には失礼です
ご苦労様です／お世話様です
相手をねぎらうときに使う「ご苦労様」は、諸説ありますが一般的には目下の人にかける言葉で、上司やお客様に対して使うのは失礼とされています。「お疲れ様です」が立場に関係なく使うことができる言葉として浸透しています。
「お世話様です」も同様に目下の人に対して使う言葉なので、「お世話になっております」と言い換えるとよいでしょう。
なるほど／なるほどですね
相手の話に同意するときに使う言葉ですが、「相手の意見を評価する」というニュアンスがあり、上から目線と受け取る人もいるため、ビジネスの場では使わないほうが無難です。
「なるほどですね」は「なるほど、そうですね」を略したものという説がありますが、文法的に誤りなので、やはりビジネスの場では使わないほうがいいでしょう。
分かりましたか
相手に対し「分かった？」と上から言っているようで、目上の人には失礼な言い回しです。
理解度を確認したい場合は「ご不明な点はございませんか」「ご質問ありませんでしょうか」と尋ねるようにします。
取り急ぎご連絡まで
「取り急ぎご連絡まで」「取り急ぎご報告まで」というフレーズは、文末を省略した形になっています。表現として間違ってはいませんが、目上の人に対して使うのは失礼とされています。
「取り急ぎのご連絡で失礼いたします」「取り急ぎご報告申し上げます」と伝えると丁寧な印象になります。
また「とりあえず急いでお伝えします」という意味なので、緊急の用件でのみ使える言葉です。
まとめ
社内チャットや親しい同僚とのメールではOKの表現も、ビジネスメールだと失礼にあたる場合があります。顔の見えない相手だからこそマナーには気をつけたいもの。丁寧で分かりやすい言葉を使うよう心がけましょう。
ビジネスメール作成の基本について解説した
こちらのブログも参考にしてみてくださいね。
以上で、「ビジネスメールのNGワード」についてお伝えいたしました。
皆様のお役に立てたらうれしい限りです。 ぜひ、引き続きよろしくお願いします。
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