こんにちは！
エー・オー・シーの人材開発室です。
私たちはお仕事を通して、少し人生を変えたい・豊かにしたいと考えている皆さんを全力サポートする会社です。
今回は「ビジネスメールのマナー」についてお伝えしたいと思います。
ビジネスメールを送るとき、「これで大丈夫かな…？」と不安になったことはありませんか？
メールはテキストだけのコミュニケーション。伝えたつもりのことが相手に正しく伝わっていなかったり、余計な一言で相手を不快にさせてしまったり…。それで「失礼な人」と思われるのは何としても避けたいですよね。
ビジネスメールで気をつけたいマナーについてご説明します。
目次
気をつけたい！ビジネスメールのマナー10選
重要な用件、緊急の用件をメールだけで済まさない
相手がいつメールを読むかはこちらからは確認できませんし、気づかれずに放置されてしまう可能性もあります。
重要な用件や緊急度の高い用件はメールだけで済まさず、対面や電話で直接伝えて、確実に相手に伝わったことが分かるようにしましょう。
件名で何の用件なのか分かるようにする
「ご報告」「ありがとうございます」「山田です」など何の用件か分からない件名のメールは、重要度の判断が難しく、後回しにされてしまうかもしれません。件名を見てどんな内容のメールなのか分かるようにするのがマナーです。
「○月○日セミナーのスケジュール変更のご案内」など、具体的な件名にします。
返信するときは件名を変更しない
ビジネスメールで返信するときは、「Re:」は削除せず、件名も変更しません。件名を変えてしまうと、相手はどの用件についてのメールか分からなくなってしまいます。
やり取りを続けていくと、「Re:」がいくつも連なってしまいますが、その場合は3個くらいを残して削除するとよいでしょう。やり取りの途中で話の内容が変わったら、件名を内容に合わせて変更します。
挨拶文は相手によって使い分ける
「いつもお世話になっております」は社外メールの挨拶文の定番ですが、誰に対しても使えるわけではありません。
初めてメールを送る相手には「初めてご連絡させていただきます」、しばらく連絡を取っていなかった相手には「ご無沙汰しております」など相手に合わせて使い分けるようにしましょう。
内容は簡潔に読みやすく
だらだらと長い文章や、パッと見て何が言いたいのか分からない文章は読む方が疲れてしまいます。簡潔な文章、読みやすいレイアウトを心掛けましょう。
・一文を短く簡潔にする
・適度に改行を入れる
・結論を先に伝え、そのあとで理由を説明する
・伝えたいポイントが複数ある場合は、箇条書きにする
・一回のメールに複数の用件を詰め込まない
曖昧な表現を避ける
「この間の件についてですが」「なるべく早くお願いします」など曖昧な表現を使ってしまうと、相手に正しく伝わりません。
「今日中に」という言葉も、こちらは「営業時間内に」という意味で使ったのに、相手は「日付が変わるまでに」と受け取っていた…なんてことがおこりかねません。
「○○プロジェクト立ち上げの件」「○月○日の○時までに」など、具体的に伝えるようにします。
専門用語、ビジネス用語に注意
社内や特定の業界でしか通用しない専門用語は、社外メールでは使わないようにします。社内では当たり前に使われている言葉でも、社外の人には通じないかもしれません。専門用語を使わないと説明ができない場合は注釈をつけるとよいでしょう。
また「シナジー」「ペンディング」などカタカナのビジネス用語も、相手は意味が分からないかもしれず、多用は好ましくありません。なるべく平易な言葉を使うように心がけます。
間違いがないかしっかりチェックする
メールを送る前に、間違いがないか念入りに確認しましょう。
・相手の名前や役職、会社名を間違えていないか
・アドレスを間違えていないか
・日時や金額など大事な情報が抜けていないか
・To、CC、BCCの使い分けを間違えていないか
・添付ファイルをつけ忘れていないか
また誤字脱字が多いと「だらしない人」と思われてしまいますので、出来上がった文章は一度読み返すとよいでしょう。
返信は24時間以内を心がける
ビジネスメールを受け取ったら、できるだけ早く返信します。基本的には24時間以内に返信するようにしましょう。
事情があってすぐに対応できない場合は「内容は確認した。改めて返信する」という旨のメールを送っておけば、相手に安心してもらえます。
送信のタイミングに気を付ける
深夜や早朝、休日のメールは、相手のプライベートな時間を奪い、対応を無理強いすることになるかもしれません。なるべく相手の就業時間内に送信するよう配慮しましょう。
緊急の用件など、どうしても就業時間外にメールを送らなければならないときは、お詫びの言葉とこの時間に送る理由を添えます。
まとめ
ビジネスメールで最も大切なのは、受け取る相手の立場に立つことです。曖昧な表現は誤解を招き、トラブルの原因になるかもしれません。また丁寧なメールにするのは大切ですが、テンプレートばかりが並んだ機械的なメールは冷たい印象を与えます。
相手への気遣いを忘れず、日頃の感謝が伝わるメールになるよう心がけましょう。
以上で、「ビジネスメールのマナー」についてお伝えいたしました。
皆様のお役に立てたらうれしい限りです。 ぜひ、引き続きよろしくお願いします。
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